Strefa Klienta
Dlaczego ta branża?
- Poprawa efektywności zakupów to jeden z priorytetów współczesnego biznesu
- Rola działu zakupów zaczyna nabierać znaczenia strategicznego
- Rozwój kompetencji językowych i negocjacyjnych pożądanych na rynku pracy
Poprawa efektywności działu zakupów nabiera coraz większego znaczenia w dzisiejszej przestrzeni biznesowej. Dzięki właściwej kontroli i analizie wydatków na poziomie produktów, jednostek biznesowych oraz regionów przedsiębiorstwo może osiągnąć wymierne efekty finansowe. W ciągu ostatnich kilku dekad rola i znaczenie zakupów w biznesie zmieniły się diametralnie pod wpływem takich zjawisk, jak globalizacja oraz technologia.
– Te dwa czynniki mają pozytywne przełożenie na efektywność procesu zakupów poprzez generowanie większych oszczędności i pozytywny wpływ na wynik finansowy przedsiębiorstwa. Globalizacja daje też możliwość lokowania działów zakupowych w innych regionach, niż są obecni dostawcy, np. rynek amerykański można obsługiwać z Europy lub Indii – przyznaje Marcin Pawlukiewicz, Service Delivery Manager w Capgemini Polska.
Jeszcze w latach 80. XX wieku rola działu zakupów w przedsiębiorstwie miała charakter administracyjny, urzędniczy i transakcyjny – ograniczała się głównie do składania i realizacji zamówień zgodnie z zaleceniami klientów wewnętrznych, m.in. działów produkcyjnych lub inżynieryjnych. We współczesnym świecie zaczyna natomiast dominować przekonanie, że odpowiednie zarządzanie procesem zakupowym prowadzi z jednej strony do redukcji wydatków, z drugiej – do utrzymania konkurencyjnej pozycji przedsiębiorstwa na rynku. Dzięki oszczędnościom organizacja może przeznaczyć swoje środki finansowe na budowę obiektów produkcyjnych, rozwój nowych produktów czy zatrudnionych pracowników.
– Kiedy przyszedł światowy kryzys, firmy zaczęły szukać dalszych oszczędności i ponownie okazało się, że efektywne zakupy mogą znacznie ograniczyć zbędne wydatki przedsiębiorstwa, co nadało działom zakupów strategiczne miejsce w organizacji – dodaje Marcin Pawlukiewicz.
Jednym z najważniejszych aspektów współczesnego zarządzania procesem zakupów jest zatem efektywność. Ponieważ większość tradycyjnych organizacji posiada rozproszoną strukturę, co oznacza jednocześnie rozrzucenie kompetencji zakupowych, pierwszym i nadrzędnym celem w budowaniu nowoczesnej i konkurencyjnej polityki zakupowej staje się stworzenie centralnej jednostki zakupowej lub przekazanie procesów zakupowych wyspecjalizowanemu dostawcy. Zakupy zaczynają zatem odgrywać zarówno transakcyjną, jak i strategiczną rolę. Do kompetencji działu zakupów należy już nie tylko obsługa zamówień w zakresie towarów i usług, ale również analiza rynku i trendów, utrzymanie trwałych relacji z globalnymi partnerami oraz zarządzanie kategoriami, kontraktami i operacjami zakupowymi (tzw. category management). Dodatkowo, do strategicznych funkcji działu zakupów zaliczamy również kontrolę realizacji kontraktów oraz przegląd już zrealizowanych umów w celu ustalenia, czy i jakie warunki powinni spełnić jeszcze dostawcy, analizę wydatków, zarządzanie zgodnością i ryzykiem.
– Od dłuższego czasu działy zakupów nie są już postrzegane jako centrum kosztów, a bardziej jako generujące wartość dodaną dla organizacji. Oprócz wspomnianych oszczędności efektywny proces zakupów poprawia również proces po stronie zobowiązań (accounts payable), a w następnej kolejności cash flow, bowiem dział zakupów ma dużą możliwość negocjacji terminów płatności z dostawcami – wyjaśnia Marcin Pawlukiewicz.
Ścieżka kariery
Szybki rozwój działu zakupów i jego rosnąca rola w strategiach firm przekłada się na dynamikę zatrudnienia w obszarze procurement. Jednakże nie tylko wzrost zatrudnienia czyni tę branżę atrakcyjną dla młodych ludzi. Osoby wiążące swoją przyszłość zawodową z zakupami mogą liczyć na udział w różnorodnych projektach ze względu na współpracę z wieloma sektorami gospodarki.
– Typowe stanowiska to kupiec, administrator danych zakupowych, analityk ds. procesów zakupowych, specjalista i starszy specjalista ds. procesów zakupowych oraz lider zespołu w procesie zakupów. Nazwy te mogą wydawać się bardzo zbliżone, ale w praktyce wymienione przeze mnie stanowiska wymagają zróżnicowanego poziomu kompetencji i są przypisane do określonych zadań w procesie – wymienia Marcin Pawlukiewicz.
Najważniejszym ze stanowisk w obszarze zakupów jest Chief Procurement Officer, czyli dyrektor odpowiadający za całą strategię zakupową po stronie klienta.
Poszukiwane umiejętności
Praca specjalistów z działu zakupów wymaga od nich dużej wszechstronności. Do efektywnego wypełniania powierzonych obowiązków niezbędne są zarówno umiejętności analityczne, jak i duża swoboda w nawiązywaniu kontaktów oraz kompetencje negocjacyjne.
– Ta branża daje możliwości rozwinięcia miękkich kompetencji, związanych przykładowo z technikami negocjacyjnymi. Poza tym pozwala poznać różnice kulturowe w prowadzeniu biznesu czy też rozwinąć umiejętności językowe. Praca ta daje miejsce na kreatywność, zwłaszcza przy usprawnianiu procesów i wdrażaniu nowych narzędzi zakupowych – podsumowuje Marcin Pawlukiewicz.
Service Delivery Manager, Capgemini Polska
W Capgemini od 2005 r.
Ukończyłem: Stosunki Międzynarodowe na Akademii Ekonomicznej w Krakowie
Z sektorem finansowym jestem związany od 2005 r.
Specjalizuję się w procesach zakupowych (procurement)
Karierę zaczynałem jako Accounting Clerk w Capgemini
Lubię swoją pracę, ponieważ: codziennie uczę się i dowiaduję czegoś nowego
Poza pracą: sport w formie aktywnej (tenis, squash, narty) i biernej jako kibic (żużel, NBA i piłka nożna)
Jaki wpływ na wzrost znaczenia działu zakupów ma zjawisko globalizacji we współczesnej gospodarce?
Wpływ globalizacji jest ogromny, jak zresztą w każdej dziedzinie naszego życia. Dostawcy towarów i usług, którzy jeszcze do niedawana działali tylko lokalnie, mogą stać się z dnia na dzień globalnymi graczami. Ten sam proces działa również w drugą stronę – działy zakupów nie skupiają się tylko na lokalnych ofertach, a dzięki technologii mogą zdywersyfikować i bardzo szybko rozwinąć swoją siatkę dostawców. Te dwa zjawiska (globalizacja i technologia – przyp. red.) mają pozytywne przełożenie na efektywność procesu zakupów poprzez generowanie większych oszczędności i pozytywny wpływ na wynik finansowy przedsiębiorstwa. Globalizacja daje też możliwość lokowania działów zakupowych w innych regionach, niż są obecni dostawcy, np. rynek amerykański można obsługiwać z Europy lub Indii.
Jakie znaczenie dla funkcjonowania całego przedsiębiorstwa ma odpowiednie administrowanie procesami zakupowymi?
Bardzo duże. Każdy z nas chce wiedzieć, co kupuje, czy na dany zakup rzeczywiście jest zapotrzebowanie, za co i za ile płacimy dostawcom usług czy towarów. Ale nie tylko. Zależy to również od typu przedsiębiorstwa i od tego, czy mówimy o zakupach bezpośrednich związanych z wytwarzaniem dóbr (direct procurement) czy pośrednich, potrzebnych do utrzymania tzw. day-to-day business (indirect procurement). Przedsiębiorstwa typowo produkcyjne bez efektywnych zakupów i regularnego łańcucha dostaw z dnia na dzień mogą przestać praktycznie istnieć.
W XXI wieku działy zakupów zyskują na znaczeniu i stają się bardzo ważnym partnerem dla świata biznesu. Dlaczego?
Funkcja działu zakupów w biznesie przybrała na znaczeniu już wcześniej. Właściwie ewolucja dokonywała się w ubiegłym stuleciu, a przełomem były lata 80. i publikacja w Harvard Business Review pt. Purchasing must become supply management. Odtąd działy zakupów zaczęto traktować jako strategiczną jednostkę każdego bizensu. Lata 90. to rozwój nowych technologii, informatyzacja, a następnie większe zapotrzebowanie na tego rodzaju usługi i towary. Działy zakupów coraz bardziej zyskiwały na znaczeniu. Początek tego stulecia to także pojawienie się stanowiska szefa działu zakupów i zakwalifikowanie go do tzw. C-level oraz stworzenie osobnego stanowiska zarządczego – CPO (Chief Procurement Officer). Później przyszedł światowy kryzys, firmy zaczęły szukać dalszych oszczędności i ponownie okazało się, że efektywne zakupy mogą znacznie ograniczyć zbędne wydatki przedsiębiorstwa, co nadało działom zakupów strategiczne miejsce w organizacji.
Jakie korzyści finansowe wynikają z odpowiedniego zarządzania procesem zakupowym dla przedsiębiorstwa?
Od dłuższego czasu działy zakupów nie są już postrzegane jako centrum kosztów, a bardziej jako generujące wartość dodaną dla organizacji. Oprócz wspomnianych oszczędności efektywny proces zakupów poprawia również proces po stronie zobowiązań (accounts payable), a w następnej kolejności cash flow, bowiem dział zakupów ma dużą możliwość negocjacji terminów płatności z dostawcami.
Dlaczego nowoczesne organizacje zaczynają korzystać z outsourcingu zakupowego?
Firmy, które zdecydowały się przykładowo kilka lat temu powierzyć nam swoje procesy finansowe, po pewnym czasie dochodzą same do wniosku, że lepiej mieć całość procesu procure to pay u jednego partnera. Jest to nie tylko podyktowane kosztami, ale także lepszą przejrzystością procedur zakupowych, dostępem do najlepszych praktyk oraz narzędzi i systemów informatycznych.
Na czym polega operacyjna rola działu zakupów?
Operacyjna rola działu zakupów to głównie obsługa i wspieranie procesów zakupowych poprzez:
- aktualizację kont dostawców w systemach wspierających zakupy;
- tworzenie nowych zamówień, najczęściej od dostawców nieskatalogowanych lub nieobjętych dłuższym kontraktem;
- edukację osób w organizacji, jak efektywnie korzystać z narzędzi zakupowych i którego kanału zakupowego najlepiej użyć w zależności od wartości zakupu, kontraktu i rodzaju towarów lub usług;
- odpowiadanie na zapytania dotyczące statusu zamówień, reklamacji zamówień lub statusu za płatności z tytułu zamówień.
Innymi słowy operacyjna rola działu zakupów to dbałość o wykonanie instrukcji otrzymanych wcześniej ze strategicznego działu zakupów. Operacyjny procurement może też generować oszczędności na mniejszą skalę (tzw. spot buys savings), tam, gdzie zespół strategiczny nie ma czasu i zasobów, aby negocjować z dostawcami.
Jednym z najważniejszych punktów strategicznej funkcji działu zakupów jest tzw. compliance & risk management. Na czym polega zarządzanie zgodnością oraz zarządzanie ryzykiem w zakupach?
Zarządzanie zgodnością to m.in. stałe monitorowanie, czy przestrzega się politykę zakupów oraz czy w odpowiedni sposób wykorzystuje się kanały zakupów i źródła pozyskiwania dóbr i usług. To także kontrola, czy dostarczane produkty i usługi są prawidłowo rozliczane oraz fakturowane przez dostawców, czyli czy dokument reprezentujący zobowiązanie ma odpowiedni numer zamówienia. Niektóre firmy wprowadzają nawet osobną politykę pod hasłem: „Nie ma zamówienia na fakturze, nie ma płatności” (ang. „no PO – no Pay”, gdzie PO oznacza purchase order). Brak monitorowania tych zgodności rodzi z kolei wiele rodzajów ryzyka, np. ktoś w organizacji może zamówić lub nabyć dobra, na które nie ma do końca zapotrzebowania, lub korzystać z niekonkurencyjnych ofert.
Jakimi przykładowymi produktami lub usługami zajmują się działy zakupów?
To zależy, czy mówimy o obszarze direct czy indirect procurement. Pierwsze określenie, jak wspomniałem, odnosi się do produkcji, więc w zależności od profilu przedsiębiorstwa mogą być to różnego rodzaju surowce. Jeśli mówimy o sferze indirect, czyli o wszystkim, co służy do utrzymania day-to-day business, możemy sklasyfikować produkty i usługi w kilku różnych kategoriach, np. sprzęt IT, wyposażenie biura, usługi logistyczne, konsultingowe, a nawet rozrywkowe, gdy firma chce zorganizować wyjazd integracyjny dla swoich pracowników.
Na jakich przykładowych stanowiskach można pracować w obszarze zakupów?
Typowe stanowiska to kupiec, administrator danych zakupowych, analityk ds. procesów zakupowych, specjalista i starszy specjalista ds. procesów zakupowych oraz lider zespołu w procesie zakupów. Nazwy te mogą wydawać się bardzo zbliżone, ale w praktyce wymienione przeze mnie stanowiska wymagają zróżnicowanego poziomu kompetencji i są przypisane do określonych zadań w procesie.
Jakie znaczenie dla współczesnych organizacji ma Chief Procurement Officer?
Ta funkcja stale przybiera na znaczeniu, ponieważ wymaga tego dynamicznie zmieniający się biznes i warunki ekonomiczne, w których przychodzi działać przedsiębiorstwom. CPO to często członek zarządu firmy.
Jakie Państwa zdaniem kompetencje powinien posiadać przyszły pracownik działu zakupów?
Na pewno coraz bardziej cenione są umiejętności językowe i nie mówimy tu tylko o języku angielskim. Klienci coraz częściej oczekują, że obsługa klienta będzie prowadzona w konkretnym języku. To pozwala szybciej zbudować relacje z dostawcami i przewagę w biznesie. Coraz bardziej cenna jest też wiedza specjalistyczna i znajomość konkretnego rynku produktów i usług. Do tego dochodzą umiejętności analityczne oraz samodzielność w podejmowaniu decyzji.
Dlaczego młody człowiek powinien zainteresować się tą branżą?
Ta branża wciąż się rozwija, daje możliwości rozwinięcia miękkich kompetencji, związanych przykładowo z technikami negocjacyjnymi. Poza tym pozwala poznać wiele kultur w prowadzeniu biznesu czy też w końcu rozwinąć umiejętności językowe. Praca nie jest też tutaj tylko odtwórcza; pozostaje miejsce na kreatywność, zwłaszcza przy usprawnianiu procesów i wdrażaniu nowych narzędzi zakupowych.
Starszy Kupiec, Capgemini Polska
W Capgemini od 2006 r.
Absolwent: Uniwersytet Jagielloński
ierunek studiów: Socjologia
Posiadam: dyplom studiów podyplomowych z dziennikarstwa
Najbardziej lubię w mojej pracy: atmosferę w zespole, bezpośredni kontakt z klientem i nieprzewidywalność codziennej pracy
Wartości, które wyznaje moja organizacja, to…: team spirit, tolerancja wobec różnych kultur, utrzymywanie profesjonalnej, ale i przyjaznej atmosfery pracy
Czy pracę w obszarze zakupów uważasz za ciekawą i godną polecenia?
Ciekawą na pewno, szczególnie po jakimś czasie, kiedy proces poznaje się od podszewki i można np. wynegocjować ceny produktów, bazując na trendach rynkowych cen ich części składowych, albo pojechać do siedziby klienta i zobaczyć pełen obraz procesu. Poleciłabym ją szczególnie osobom, które nie mają problemu z pracą pod presją czasu.
Co najbardziej motywuje Cię w Twojej codziennej pracy?
Atmosfera w zespole. Możliwość rozwoju poprzez zmiany w procesie i dodatkowe projekty, docenienie przez szefa i klienta.
Czy Twoim zdaniem zakupy to perspektywiczna branża?
Moja perspektywa jest jednoznaczna – korporacja, outsourcing, tak patrzę na zakupy, ponieważ od tej strony znam branżę. Z tej właśnie perspektywy zakupy to dla nas perspektywiczna branża głównie ze względu na fakt, że outsourcing procesów S2P (source to pay) to tendencja globalna. Dodajmy do tego potencjał, który ma Kraków jako miasto pełne wykształconych i znających języki młodych ludzi, będących w stanie świadczyć klientowi usługi na wysokim poziomie. Myślę, że rynek będzie się rozwijał tu nadal prężnie. Do tego łatwość komunikacji z każdym miejscem świata, co czyni pracę kupca możliwą nawet dla klienta w Stanach czy Chile.
Jakie osoby Twoim zdaniem odnajdą się w obszarze zakupów?
Praca tylko po części polega na serii powtarzalnych czynności. Reszta to pomysłowość, kontakt z klientem i dostawcami oraz doprecyzowywanie, negocjacje, ustalanie itd. Potrzebna jest do tego otwartość, pewien rodzaj odwagi, choćby w pytaniach o ceny czy warunki płatności, które zawsze próbujemy wynegocjować jak najkorzystniej dla klienta lub też w przełamaniu się do używania obcego języka w rozmowie przez telefon, zdolność zapamiętywania dużej ilości informacji i ich analizy.
Jaką wiedzę Twoim zdaniem warto posiadać, by rozpocząć karierę w obszarze zakupów?
Na początek dobrze jest rozumieć, że zakupy to nie tylko zamówienie produktu czy usługi, ale wszystko przed i po transakcji – poszukiwanie dostawców, negocjacje, kontrakty, monitorowanie i ocena jakości towarów i usług. Zasady negocjacji mogą się przydać, ale tak naprawdę wszystkiego człowiek uczy się na miejscu. Jeśli klient reprezentuje obcą dla nas kulturę, warto przed rozpoczęciem pracy o niej poczytać
Jakich pracowników ceni najbardziej Twój pracodawca?
Przede wszystkim takich, którzy odnajdują się w grupie i rozumieją pojęcie wspólnej odpowiedzialności za jakość usług dostarczanych klientowi. Otwartych na zmiany, sumiennych, innowacyjnych, tolerancyjnych wobec kultury reprezentowanej przez współpracowników i klienta oraz zwracających uwagę na detale.
Ⓒ 2008-2024 Grupa MBE sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.