Temat tygodnia
Najbardziej pożądane stanowiska i kompetencje w 2023 roku
Trwa ładowanie. Prosimy o chwilę cierpliwości.
Wywiad z Małgorzatą Balcerak
Małgorzata Balcerak, Global OTC Business Process Manager w Barry Callebaut, opowiada o swojej pierwszej pracy, wyzwaniach, z jakimi wiąże się zarzadzanie zmianą w firmie oraz o nowych technologiach w księgowości.

Posiada Pani bogate doświadczenie w księgowości w centrum usług wspólnych. Czy praca w obecnej roli była Pani marzeniem? 

Nie definiowałam konkretnie, że będzie to rola Global Process Ownera. Wiedziałam jednak, że po latach pracy operacyjnej w obszarze należności, nie chcę dalej odtwarzać procesu, tylko go tworzyć. Ta rola, w której jestem teraz, daje mi taką możliwość.  

Jak wspomina Pani czas studiów? 

W liceum uczęszczałam do klasy o profilu ogólnym – jeszcze wtedy nie wiedziałam, które nauki są mi bliższe. Zawsze jednak lubiłam matematykę i najlepiej odnajdywałam się w przedmiotach ścisłych. Gdy stanęłam przed wyborem studiów, ostatecznie zdecydowałam się na ekonomię. Czas studiów wspominam po prostu jako jeden z naturalnych etapów mojej edukacji.  

Dlaczego wybrała Pani karierę w księgowości a nie np. w bankowości? 

Kończąc studia myślałam o pracy w bankowości komercyjnej – sektorze, który wówczas prężnie się rozwijał. Miałam ambicje, by pracować w Narodowym Banku Polskim i tworzyć strategię bankowości. Jednak życie zweryfikowało te pomysły. 

Jaka była Pani pierwsza praca? 

Znalazłam ofertę pracy na stanowisko Credit Controllera w dziale należności we włoskiej firmie, produkującej sprzęt AGD. Wysłałam swoje CV i zostałam przyjęta, ale – co ciekawe – nie na to stanowisko, na które chciałam. To było moje pierwsze zawodowe rozczarowanie. Mimo pewnego zawodu, podjęłam się tej pracy: najpierw pracowałam w dziale Customer Service, następnie przeszłam do działu księgowości, potem zostałam asystentką Credit Controllera, by po dwóch latach od rozpoczęcia pracy objąć wreszcie wymarzone stanowisko samodzielnego Credit Controllera. Dziś uważam, że była to świetna decyzja pracodawcy. W tym czasie dobrze przygotowałam się do tej roli i wiele nauczyłam: poznałam klientów, produkty, zrozumiałam procesy w księgowości, które później przyszło mi analizować. Na stanowisku Credit Controllera pracowałam przez kilka lat, kiedy zdecydowałam, że czas na zmiany.  

Jak dalej przebiegała Pani kariera? 

Znalazłam ofertę pracy w dużej amerykańskiej firmie. Obszar moich nowych obowiązków obejmował wcześniejsze doświadczenie, lecz portfolio klientów stanowili przede wszystkim klienci zagraniczni z Europy Wschodniej i Centralnej. Zespół był międzynarodowy, zlokalizowany w różnych częściach Europy i było to dla mnie nowe środowisko pracy. Przeniosłam się z rodziną do Warszawy, musiałam połączyć sferę zawodową i prywatną, co okazało się dużym wyzwaniem dla mnie i dla mojej rodziny. Po pewnym czasie zdecydowałam się jednak na powrót do Łodzi. Chciałam nadal rozwijać się w dziale finansów, w obszarze należności. Podjęłam pracę w dziale zarządzania kredytem kupieckim jako Credit Management Specialist w zupełnie nowej dla mnie branży, świadczącej usługi prania i serwisu odzieży roboczej. Przez 4 lata pracowałam operacyjnie, weryfikując kontrakty z klientami, monitorujac i analizując stany należności, windykując przeterminowane należności. Z czasem pojawiła się możliwość, żebym zarządzała tym zespołem. Czułam, że podobna okazja zawodowa może się nie powtórzyć, dlatego z niej skorzystałam i objęłam stanowisko Credit Managera. Te pierwsze doświadczenia w zarządzaniu zespołem wykorzystałam w kolejnych etapach mojej kariery, obejmując najpierw stanowisko lidera 23 osobowego zespołu w firmie działającej w branży BPO a następnie w łódzkim SSC Barry Callebaut.  

Jak rozwijała się Pani kariera w Barry Callebaut SSC? 

Pracę rozpoczęłam w kwietniu 2017 roku. Dołączyłam do zespołu Order to Cash jako lider. Zespół liczył wtedy cztery osoby i miał dosyć ograniczony zakres odpowiedzialności procesów, które wykonywał. Przełomowy był 2020 rok, gdy uczestniczyłam w projekcie definiowania modelu operacyjnego procesu Order to Cash w obszarze credit management. Zastanawialiśmy się, jaki model zbudować, by proces był efektywny przy jednoczesnym wykorzystaniu możliwości centrum usług wspólnych. Przygotowywaliśmy się do tranzycji tego procesu i budowaliśmy nowy zespół. Teraz zespół O2C w naszym centrum liczy dwadzieścia osób. 

W styczniu 2021 roku przejęłam nową rolę – Global O2C Business Process Managera. Doszłam do takiego momentu, w którym analizuję proces, definiuję go, identyfikuję najlepsze praktyki i standardy. Mogę wykorzystać w tej roli moje dotychczasowe doświadczenie i zdobytą wiedzę. Efektem mojej pracy jest możliwość doskonalenia procesu we wszystkich lokalizacjach w naszej organizacji.  

Z jakimi zadaniami wiąże się Pani obecne stanowisko?  

Moje zadania polegają na zidentyfikowaniu całościowego procesu Order to Cash zaczynając od: analizy tego, jak tworzymy profil klienta w naszym systemie, jakie dane wprowadzamy, jak analizujemy i zabezpieczamy ryzyko kredytowe, jak zarządzamy zamówieniem od klienta, jak organizujemy dostawy, jak wystawiamy i dostarczamy faktury i ostatecznie – jak zarządzamy tymi należnościami, by były wpłacone i zaksięgowane na czas. Patrząc globalnie, muszę mieć wiedzę, jak te poszczególne działania realizowane są w różnych lokalizacjach. Ważne są dla mnie najlepsze praktyki w tym zakresie, które są spójne ze strategią naszej firmy i odpowiadają na potrzeby biznesu. Na tej podstawie definuje standard procesu a następnie przekonuję jednostki do pracy według niego. Zarządzam zmianami i nieustannie obserwuję cały ten proces. Słucham potrzeb biznesu i inicjuję projekty, które mogą udoskonalić działania, zwiększać efektywność a w rezultacie przynosić jak największe korzyści dla organizacji.  

Co jest obecnie największym wyzwaniem w Pani pracy? 

Myślę, że największe wyzwania kryją się w dwóch członach nazwy mojego stanowiska – „Global” i „Process”. Każdy proces wymaga poznania go i zrozumienia. Barry Callebaut jest ogromną międzynarodową organizacją, która ma wiele specyfik i lokalnych jednostek, które wykonują poszczególne podprocesy całościowego procesu Order to Cash. Wyzwaniem jest zarządzenie zmianą, czyli ostateczne przekonanie jednostek do wprowadzenia zmiany i pokazanie, że to nowe rozwiązanie, które oferujemy, przyniesie wiele korzyści, dlatego powinno być przyjęte i zaimplementowane przez zespół. 

Jak Pani nauczyła się pokonywać te wyzwania w codziennej pracy?  

To, jak osoby reagują na zmianę zależy od ich osobowości, na co nie mamy bezpośredniego wpływu. Możemy pokazywać to, w jaki sposób ich praca zostanie usprawniona. Nauczyć się tego można przez praktykę, ale dużo zależy od wsparcia całej organizacji, jakie podejście do zmiany mają managerowie. Należy starać się utwierdzić ich w przekonaniu, że wprowadzane zmiany będą przynosiły korzyści.  

Co udało się Pani już osiągnąć?  

Aktualnie jesteśmy na etapie realizacji projektu związanego z wprowadzeniem nowej technologii do procesu. By ta zmiana mogła się zadziać, odbyliśmy rozmowy z uczestnikami procesu. Pytaliśmy ich o potrzeby, problemy związane z procesem, z którymi obecnie się mierzą i co chcieliby zmienić. Na tej podstawie zdefiniowaliśmy najlepszą opcję, która ulepszy proces. usprawni pracę, wyeliminuje manualne aktywności i sprawi, że jakościowe dane będą łatwiej dostępne. To jest w mojej opinii najbardziej spektakularna zmiana w procesie od momentu, kiedy objęłam stanowisko GPO, czyli od 1,5 roku.   

Jakie umiejętności miękkie są istotne w Pani pracy?  

Myślę, że bardzo ważna jest umiejętność wizualizacji zmian oraz komunikatywność. Osoby, z którymi współpracujemy, obejmują zwykle bardzo ważne stanowiska w firmie, dlatego sposób przedstawiania pomysłów jest niezwykle ważny.  

Co najbardziej ceni Pani w swojej pracy? 

Najbardziej cenię sobie przestrzeń do samodzielności i autonomię. Przełożony obdarza mnie dużym zaufaniem, dlatego mogę sama organizować swój czas pracy. Jednocześnie mogę liczyć na wsparcie, gdy zboczę z wyznaczonej drogi. Ogromną wartością są dla mnie ludzie, z którymi pracuję: młodzi, otwarci, odważni i niezwykle ambitni. Wiem, że mogę na nich liczyć.  

Co, Pani zdaniem, miało największy wpływ na rozwój Pani kariery? 

Konsekwencja i determinacja. Starałam się podejmować każde wyzwanie i korzystałam z okazji, które pojawiały się w danym momencie. Duża role odegrali także ludzie których spotkałam na swojej drodze, ktorzy dostrzegli mój potencjał i motywowali mnie do działania. 

Jak ocenia Pani branżę usług wspólnych? Czy to dobre miejsce na zawodową karierę? 

W centrach usług wspólnych są dziś nie tylko przeprowadzane transakcje czysto księgowe, lecz także centralizowane są inne procesy jak HR, IT, zarzadzania danymi, logistyki. Tego typu organizacje dostarczają rozwiązania dla biznesu i dane niezbędne do podjęcia kluczowych decyzji biznesowych. W związku z tym są to dobre miejsca do rozwoju zarówno dla osób, które wkraczają na rynek pracy, jak i specjalistów, którzy chcą rozwijać swoje kompetencje i umiejętności w jednym lub wielu obszarach.  

Jak zmieniła się księgowość na przestrzeni lat? Jak zmieniał się charakter Pani pracy w związku z postępującą digitalizacją? 

Wizja księgowego siedzącego w papierach odeszła do lamusa. Teraz wiele czynności wykonuje system. Za to do obowiązków pracowników księgowości nie należy już wyłącznie księgowanie, lecz także analiza danych czy doradztwo dla managerów. Nowe technologie bardzo wsparły księgowych. Zastąpiły element manualnej pracy i dały możliwość poświęcenia się bardziej analizie danych. Digitalizacja uwidacznia się w narzędziach, które wprowadzamy. Są one często wymuszone przez zmieniające się przepisy. Moją rolą jako GPO jest spojrzenie na nowe rozwiązania technologiczne i zastanowienie się, w jaki sposób można je zaimplementować w przyszłości.  

Na co, Pani zdaniem, warto zwrócić uwagę przy wyborze pracodawcy, gdy dopiero zaczyna się swoją zawodową drogę? 

Na pewno warto zapoznać się zarówno z działalnością pracodawcy, jak i samą specyfiką firmy. Polecam zajrzeć na fora społecznościowe, na których ludzie wymieniają się swoimi doświadczeniami. Gdy szukamy pracodawcy, często mamy już swoją wizję i oczekiwania, więc należy je skonfrontować. Rozmowa kwalifikacyjna i to, jak się na niej czujemy, powinna być też przesłanką do podjęcia decyzji o rozpoczęciu pracy w danej firmie.  

Jaką radę mogłaby Pani przekazać osobom, które dopiero rozpoczynają swoją karierę zawodową? 

Być autentycznym. Udawanie kogoś innego jest skuteczne tylko na chwilę. Ważne jest zaangażowanie, które wyzwala motywację do pracy. Warto zaufać sobie i  nie bać się porażki, bo ona jest wpisana w nasz sukces, naukę. Pozwolę sobie sparafrazować Jacka Walkiewicza, który – moim zdaniem – przedstawił bardzo mądre podejście do radzenia sobie z porażką: jeśli upadniemy i nie dajemy rady wstać, to powinniśmy poleżeć, popatrzeć na wszystko z dystansu i postarać się o owocną refleksję. 

Warto podejmować decyzje, które nieraz wiążą się ze stresem, wyjściem ze strefy komfortu, wymagają przeorganizowania życia czy stawienia czoła wyzwaniom, z którymi nie mierzyliśmy się nigdy wcześniej. Wielokrotnie musiałam dokonywać takich trudnych wyborów. Dziś, z perspektywy czasu, uważam je za słuszne i niczego nie żałuję.  

Dla kogo jest rola Global Process Ownera? Kto się w niej odnajdzie?  

Myślę, że żeby pracować w tym zawodzie, trzeba mieć umiejętność dociekania. Jest to rola dla osób w każdym momencie kariery, wszystko zależy od naszych kompetencji miękkich skupionych na komunikacji. Posiadanie doświadczenia na pewno pozwala szybciej zbudować wizję tej roli. Jeśli ją posiadamy, łatwiej jest swoje pomysły przekazać dalej i przekonać do nich innych. W tej roli doskonale odnajdą się osoby otwarte, odważne, profesjonalne, o strukturalnym podejściu do problemów.  

Jakie są Pani dalsze plany zawodowe?  

Firma Barry Callebaut intensywnie się rozwija i realizuje wiele projektów. To miejsce, w którym naprawdę czuję się dobrze. Chce aktywnie uczestniczyć w tym rozwoju a to są plany pewnie na najbliższe lata.  

Autor: Redakcja
KarierawFinansach.pl

Redakcja KarierawFinansach.pl podejmuje tematy ciekawe i ważne dla pracowników branży finansowej i osób, które dopiero myślą o karierze w finansach. 

WYKSZTAŁCENIE: absolwentka Finansów i bankowości na Uniwersytecie Łódzkim

ZAINTERESOWANIA: odkrywanie historii i zabytków województwa łódzkiego, kryminały (literatura, film)