5 kluczowych umiejętności w finansach w BPO/SSC

Wiktor Nowak, General Ledger & Asset Accounting Team Lead, RWE w Capgemini Polska:
Jedną z innowacji, które udało nam się wprowadzić, i z której jestem niezwykle dumny, jest automatyzacja procesu weryfikowania wyciągów bankowych. Gdy przejmowaliśmy ten proces, był on całkowicie manualny. Dzięki automatyzacji przestaliśmy drukować wyciągi (ok. 200 stron dziennie), co ma pozytywny wpływ na nasze środowisko i wyeliminowaliśmy w 95% zaangażowanie ludzi w ten proces. Skróciliśmy czas wykonania tego zadania do 10 minut dziennie. Co więcej, poprawność procesu wykonanego przez nasz automat wynosi 100%.

Szczerze mówiąc, nie zdawałem sobie wcześniej sprawy z tego, jak ważna jest to umiejętność. Dzięki pracy w Capgemini jestem bardziej świadomy tego, jak automatyzacja wpływa na naszą codzienną pracę, a dodatkowo jestem „głodny” kolejnych usprawnień procesów finansowych.

Aleksandra Kalbarczyk-Biela, P2P Manager, RWE w Capgemini Polska:
Zawsze, gdy myślę o znaczeniu dobrej organizacji w pracy w dziale finansów, przypominam sobie pewną historię. Koleżanka z jednego z zespołów była mało zorganizowaną osobą, nie tylko w życiu zawodowym. Często zapominała o przydzielonych jej zadaniach, a jeśli już o nich pamiętała, to rzadko kiedy wykonywała je na czas. Nie potrafiła zorganizować się i zdecydować, co i w jakiej kolejności powinna robić. Twierdziła, że samoorganizacja to takie sztampowe hasło i nie ma zastosowania w korporacji. Myliła się. Kiedy spojrzała na efekty, szybko zrozumiała, że aby osiągać zamierzone wyniki, trzeba tak zorganizować dzień czy tydzień pracy, aby trzymać się wyznaczonych celów. 

Aleksandra Kalbarczyk-Biela:
Jeśli pracujesz w finansach, musisz być zawsze o krok dalej w czasoprzestrzeni. Musisz wiedzieć, ile czasu trzeba przeznaczyć na wykonanie każdego zadania i jak zorganizować dzień pracy. Zarządzanie czasem wprowadza ład do chaotycznego porządku dnia. Umiejętność zarządzania czasem przydaje się także wtedy, kiedy planujemy zadania długofalowe. Pamiętam, że w sytuacji redukcji backlogu na pewnym procesie, chcieliśmy skupić uwagę na kompletowaniu jak największej liczby transakcji. Umiejętność zarządzania czasem pozwoliła nam spojrzeć na to zadanie z innej perspektywy, czyli zająć się najpierw tym, co ma wyższy priorytet lub wymaga najmniejszego zaangażowania czasowego z naszej strony.

Wiktor Nowak:
Znaczenie pracy zespołowej świetnie oddaje praca przy jednym z naszych procesów – „Intercompany reconciliation”, w który jest zaangażowanych wiele działów, m.in. dział zobowiązań, dział należności oraz dział księgi głównej. Wszystkie transakcje związane ze świadczeniem usług przez jedną ze spółek na rzecz innej spółki powinny znaleźć odzwierciedlenie na fakturach, które są wystawiane przez dział należności, a w następnym etapie zaksięgowane przez dział zobowiązań. W tym procesie mój zespół kontroluje salda spółek, ale nie jest odpowiedzialny za ich stan. Żeby proces mógł być wykonany poprawnie oraz w wyznaczonym terminie, konieczny jest dobry przepływ informacji, szybka reakcja, odpowiednie wprowadzenie rachunku i poinformowanie o tym zespołu księgi głównej. Umiejętność pracy w zespole jest tutaj niezbędna.

Wiktor Nowak:
Znajomość języków obcych jest konieczna ze względu na współpracę z klientem międzynarodowym. Gdy zaczynałem pracę w Capgemini znałem język angielski i niemiecki na poziomie podstawowym oraz niderlandzki na poziomie C1. Z czasem zacząłem uczyć się języka niemieckiego za namową mojej ówczesnej przełożonej. Dział, w którym wówczas pracowałem, świadczył usługi głównie w języku niderlandzkim, ale mieliśmy też małą grupę klientów, którzy preferowali kontakt w języku niemieckim. Na początku nie byłem do końca przekonany, czy jest to odpowiedni krok w mojej karierze, ale dziś, z perspektywy czasu, widzę, że właśnie ta umiejętność sprawiła, że pracuję dziś głównie dla klienta niemieckiego. Posiadam certyfikat znajomości języka niemieckiego na poziomie C1, a dzięki pracy w Capgemini podwyższam swoje kompetencje językowe każdego dnia.