Strefa Klienta
Pandemia
Redakcja: Rok 2020 był trudny dla wielu firm, chociaż są też głosy, że centra usług wspólnych raczej wyszły z tego kryzysu obronną ręką. Jak Pani organizacja poradziła sobie w tym czasie?
Anna Macher, dyrektor Centrum Kompetencji Księgowych w Schneider Electric Polska: Był to trudny czas dla wszystkich – pełen niepewności, co wydarzy się dalej. Jesteśmy firmą globalną i mamy swoje oddziały także za granicą. Korzystając z tego bardzo wcześnie (już na początku lutego) kontaktowaliśmy się z naszym centrum w Chinach i pytaliśmy, jakiego rodzaju akcje tam podejmowano w związku z epidemią covid-19. Dzięki tej wymianie doświadczeń byliśmy bardzo dobrze przygotowani pod względem operacyjnym (włączając w to infrastrukturę IT) na to, co wydarzyło się w marcu w Polsce.
Zmiany
Jaka była największa zmiana?
Największa zmiana polegała na przejściu na pełną pracę zdalną z domu, chociaż ten model pracy był już u nas czymś powszechnym i w regularnym użyciu od dłuższego czasu. Jeszcze przed pandemią każdy pracownik miał możliwość pracy z domu 4 dni w miesiącu. Nawet codzienne spotkania z pracownikami już wcześniej odbywały się online lub w formie hybrydowej, gdyż część osób pracowała w biurze, a część z domu. Dlatego sama koncepcja pracy zdalnej nie była nam obca, mieliśmy już wypracowane odpowiednie procedury. Na wczesnym etapie wdrożyliśmy testowanie procedur mających na celu zapewnienie kontynuacji działalności biznesowej. Upewniliśmy się, że każdy pracownik ma niezbędne narzędzia do pracy z domu. Dzięki wsparciu zespołu IT usunęliśmy telefony stacjonarne i bardzo sprawnie przeszliśmy na tzw. softphony, zainstalowane na komputerach, które są potrzebne m.in. do kontaktu z zewnętrznymi partnerami, dostawcami i klientami.
Jakie inne zmiany, choćby organizacyjne, wymusiła lub przyspieszyła pandemia i związane z nią obostrzenia?
Pandemia przyspieszyła cyfryzację i zmieniła sposób, w jaki współpracujemy ze sobą. Myślę, że udało nam się przyswoić te umiejętności i można śmiało powiedzieć, że jesteśmy „cyfrowymi menedżerami” i „cyfrowymi członkami zespołów”.
Pamiętam czasy, gdy Microsoft Teams był jeszcze nowością. Na początku używaliśmy około 10% funkcjonalności, jakie oferuje to narzędzie, a teraz korzystamy z większości funkcji, łącznie z planowaniem zadań i monitorowaniem ich postępu.
Sądzę, że pandemia utrwali wiele zmian. Na pewno, jeśli będzie taka możliwość, będziemy wracać do formuły spotkań twarzą w twarz. Przed pandemią miałam pomysł, by ze swoimi zespołami raz w miesiącu wychodzić na wspólne śniadanie. Pandemia nam to przerwała, ale z całą pewnością kiedyś do tego wrócimy. Natomiast, jeśli będę chciała spotkać się z moimi 200 pracownikami, to na pewno wybiorę formę spotkania online. W czasie pandemii zaczęliśmy organizować tego typu wideokonferencje w tak licznym gronie i to się dobrze sprawdziło. Frekwencja na takich spotkaniach do dziś jest bardzo wysoka. To tzw. „townhall’e”, na których początkowo wypowiadały się pojedyncze osoby, a obecnie przybrały one interaktywną formę z otwartą dyskusją. Zachęcamy pracowników do zadawania pytań na czacie i do wymiany myśli, a oni bardzo chętnie z tej możliwości korzystają.
Dobre samopoczucie naszych pracowników jest dla nas bardzo ważne. W czasie pandemii zaczęliśmy zastanawiać się, jak je dalej wspierać, gdy wszyscy pracują z domu. Zorganizowaliśmy tzw. „wellbeing week” w formie zdalnej, który był globalnym, tygodniowym wydarzeniem dla wszystkich pracowników, którzy mogli uczestniczyć w licznych szkoleniach dotyczących zarówno zdrowia fizycznego, psychicznego, jak i emocjonalnego. Inicjatywa ta spotkała się z bardzo pozytywną reakcją i już teraz planujemy podobne wydarzenia w nadchodzących miesiącach.
Warto podkreślić, że w branży finansowej bardzo istotne są szkolenia i aktualna wiedza. W 2019 roku, czyli przed samą pandemią, bardzo jasno wyznaczyliśmy nowy kierunek dla naszego centrum i z ogólnego Finansowego Centrum Usług Wspólnych zmieniliśmy się w Polskie Centrum Kompetencji Księgowych. Zmiany te znajdują odzwierciedlenie w cyklu szkoleń przygotowanym dla pracowników, który oczywiście na czas pandemii przybrał nową formułę.
Z czym wiąże się ta zmiana?
Nasze centrum funkcjonuje na rynku już 10 lat i stale się zmienia. Zaczynaliśmy jako centrum typowo transakcyjne, wykonujące powtarzalne zadania, obecnie przejmujemy też aktywności bardziej zaawansowane i jesteśmy częścią transformacji finansów w Schneider Electric, związanej z cyfryzacją, automatyzacją i przynoszeniem wartości dodanych.
Ta zmiana wiąże się z tym, że pewne zadania transakcyjne są przekazywane do innych jednostek. Warto dodać, że w czasie pandemii zarówno przyjmowaliśmy nowe zadania, jak i niektóre delegowaliśmy, a wszystkie te zmiany były realizowane online.
Czy działalność biznesowa Schneider Electric miała wpływ na to, jak poradziliście sobie w czasie pandemii?
Kryzys związany z pandemią na początku był trudny i pełen niepewności dla wszystkich branż, jednak biznes Schneider Electric udowodnił, że działa bardzo prężnie. Po początkowym spadku, w drugiej części roku nastąpiło bardzo mocne odbicie, wskutek czego wyniki finansowe firmy na koniec roku były bardzo dobre.
W 2021 roku została ogłoszona nowa strategia Schneider Electric dotycząca zrównoważonego rozwoju (2021-2025 Sustainability Impact). Firma nie sprzedaje energii elektrycznej, lecz pomaga ją wykorzystać w optymalny sposób, co wpisuje się w globalne trendy ekologiczne. Jest to też istotny aspekt w czasie kryzysu, kiedy efektywność energetyczna i oszczędności, jakie generuje, zaczęła nabierać kluczowego znaczenia. Jesteśmy częścią firmy, która świetnie poradziła sobie z obecnymi wyzwaniami.
Jakie procesy finansowe są obsługiwane w Państwa centrum?
Świadczymy usługi z zakresu księgowości dla naszych partnerów i klientów z jednostek w Europie Zachodniej i Środkowej. Specjalizujemy się w dwóch kierunkach: usług księgi głównej (Record to Report) oraz usług związanych z umiejętnościami językowymi. W dalszym ciągu realizujemy też procesy transakcyjne dla Turcji, Rosji i Polski.
W przypadku procesów RtR mówimy o kilku grupach procesów: związanych z zamknięciem miesiąca, raportowaniem wyników spółki, kalkulacjami rezerw, różnego rodzaju kontrolami, raportami kontrolnymi czy uzgodnieniami kont bilansowych.
Obsługujemy też procesy, w których wymagany jest kontakt z partnerem zewnętrznym i dobra znajomość języków obcych. Jest tzw. „customer query”, z którym wiąże się kontakt z klientem w ramach procesu Order to Cash w przypadku problemów z rozliczeniem płatności przychodzących lub tzw. „vendor query”, który polega na kontakcie z dostawcami. W naszej firmie mamy mnóstwo faktur i czasami zdarza się, że z którąś z nich pojawi się jakiś problem. Wówczas naszym zadaniem jest przeprowadzenie dochodzenia i podjęcie akcji, która ma doprowadzić do ostatecznego rozwiązania sprawy.
Jakie kompetencje są dziś pożądane u kandydatów, szczególnie na stanowiska stricte finansowe?
W pracy na stanowiskach RtR niezbędna jest wiedza dotycząca rachunkowości. W przypadku ról wymagających dobrej znajomości języków obcych, proponujemy szkolenia, które pozwolą pracownikom poszerzyć wiedzę z zakresu finansów i księgowości na tyle, że będą oni w stanie przejść do zespołów RtR. Na pewno wymaga to jednak pracy własnej i dużego zaangażowania.
Myślę, że w obydwu tych obszarach – księgowym i językowym – ważne są umiejętności miękkie: wpływania na innych, budowania argumentacji wokół własnych pomysłów i proaktywności. W naszym centrum realizujemy program „Continuous Improvement”, w ramach którego pracownicy identyfikują i wdrażają różnego rodzaju rozwiązania, usprawniające ich codzienną pracę. Jestem zaskoczona jak genialne są ich pomysły. Bardzo cenimy taką aktywność, odwagę w kwestionowaniu status quo czy umiejętność przekonania innych np. klienta do zmiany sposobu działania. Jest to w pełni zgodnie z jedną z głównych wartości Schneider Electric jako pracodawcy – „Empowered” – każdy nasz pracownik ma możliwość samostanowienia o swojej pracy i o swoim rozwoju.
Rekrutacje
Jakie są Państwa plany rekrutacyjne na 2021 rok?
Kontynuujemy przenoszenie zaawansowanych aktywności z obszaru RtR, ale oprócz specjalistów ds. księgowości szukamy też pracowników ze znajomością takich języków jak: francuski, włoski, hiszpański czy niemiecki, a do obszaru transakcyjnego – ze znajomością języka rosyjskiego lub tureckiego.
Wyzwania
Co Pani jako dyrektor centrum uważa za największe wyzwanie w tym roku?
Myślę, że obecnie musimy skupić się bardzo mocno na przejściu na pracę zdalną, a za jakiś czas, mam nadzieję, także na model pracy hybrydowej. Powinniśmy zadbać o kontynuację działalności biznesowej, ale też o dobre samopoczucie i zdrowie emocjonalne naszych pracowników, co wymaga dużo uważności i rozważności, a także wsłuchiwania się w ich potrzeby i próby zrozumienia ich sytuacji osobistej. Nie chodzi o to, żebyśmy w pracy rozwiązywali wszystkie problemy. Wiem jednak, że na pewno jako pracodawca mamy też w tym swoją rolę do odegrania.
Innym wyzwaniem, ale jednocześnie i szansą, będzie na pewno transformacja finansów, w trakcie której jest obecnie Schneider Electric. Chcemy usprawnić i zautomatyzować nasze finanse, tak aby wszystkie procesy finansowe były jasne i zrozumiałe od początku do końca i przynosiły wartość firmie. Chcemy, żeby nasi pracownicy byli częścią tej transformacji w Schneider Electric i skorzystali na przyśpieszonym rozwoju, jaki oferuje ta zmiana.
Dziękuję za rozmowę.
Ekspert: Anna Macher
Absolwentka Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie. Od 2003 roku w finansach i księgowości w różnych międzynarodowych organizacjach. Od 2010 roku w Schneider Electric w rolach lokalnych i globalnych, obecnie odpowiedzialna za Centrum Kompetencji Księgowych.
Autor: Karolina Zdunowska
Absolwentka filologii polskiej na Uniwersytecie Warszawskim. W przeszłości współpracowała z wydawnictwami: Media Regionalne, Ringier Axel Springer i Marquard Media. W Grupie MBE była odpowiedzialna za redakcję tekstów do magazynu „Kariera w Finansach i Bankowości” oraz na stronę KarierawFinansach.pl w latach 2018-2022.
Ⓒ 2008-2024 Grupa MBE sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.