Strefa Klienta
Otaczający nas świat szybko się zmienia, a samo słowo „zmiana” zostało w ostatnim czasie odmienione przez wszystkie przypadki. Czy zmiany zawsze muszą kojarzyć się negatywnie? W BNP Paribas Securities Services wierzymy, że to właśnie dzięki nim możemy rozwijać się i sięgać po innowacyjne rozwiązania. Jak codzienne zmiany mogą wpływać na biznes? Jaką rolę w ich wdrażaniu mają Ambasadorzy Transformacji?
Pierwsze kroki – geneza i formowanie społeczności
Skuteczna transformacja organizacji ma miejsce, gdy towarzyszy jej praca zespołowa. To było założenie naszego Departamentu Business and Digital Solutions. Doszliśmy do wniosku, że potrzebujemy zorganizowanej społeczności, która zna potrzeby biznesu i potrafi skorelować je z dostępnymi technologiami, produktami oraz możliwościami, by te zmiany wprowadzać.
Nasz pomysł zaproponowaliśmy do Senior Managementu w naszym oddziale, prezentując opis stanowiska, zakres obowiązków oraz pakiet korzyści, który towarzyszyłby wejściu pracownika do społeczności Ambasadorów Transformacji. Po serii spotkań, prezentacji oraz dyskusji udało nam się wypracować zarys oraz przedstawić plan wdrażania społeczności na przestrzeni kolejnych miesięcy. Pomysł został zaakceptowany a nasz departament został odpowiedzialny za administrację i zarządzanie taką społecznością.
Najważniejszy zasób organizacji to ludzie, tak samo jest w budowaniu społeczności ambasadorów. To nie sztywne ramy czy wymagania, a właściwie dobrane osoby sprawiają, że ta społeczność dobrze funkcjonuje i osiąga postawione cele.
Ambasador poszukiwany, czyli sukces sprawnego procesu rekrutacyjnego
Na początku zrodziło się pytanie – jak szukać ambasadorów? Założyliśmy, że zaangażowanie w społeczność jest dobrowolne i każdy może wysłać swoją kandydaturę. Gdy czujemy potrzebę wsparcia ze strony nowego Ambasadora w pewnym obszarze organizacji, otwieramy możliwość zgłoszeń dla wszystkich chętnych pracowników. Z tego względu bardzo ważny jest przemyślany proces rekrutacyjny. Składa się on z czterech etapów: zbierania zgłoszeń, spotkania rekrutacyjnego, zadania wstępnego oraz wdrożenia.
Po ogłoszeniu nowej rekrutacji oraz wstępnej ocenie zgłoszeń spotykamy się z każdym z kandydatów. Wyjaśniamy dokładnie, na czym będzie polegać jego rola, pytamy o motywację do objęcia funkcji Ambasadora oraz dotychczasowe doświadczenia w inicjatywach usprawnieniowych. Później kandydat dostaje zadanie wstępne, na podstawie którego finalnie podejmujemy decyzję o dołączeniu do społeczności. Wówczas zaczynamy wdrażanie nowego Ambasadora do swojej roli. Podpisujemy „kontrakt”, w którym trzy strony – Ambasador, jego przełożeni oraz nasz departament – potwierdzają zakres współpracy oraz czas, który będzie dedykowany na odpowiednie zadania. Zależy nam na tym, żeby każda ze stron czuła się komfortowo, wiedząc, czego może się spodziewać i co będzie w zakresie jej obowiązków.
Aby ułatwić Ambasadorom ich rolę, zapraszamy na szkolenia z zakresu Lean Management, dzielimy się własnymi doświadczeniami, organizujemy wymianę wiedzy wśród społeczności. Co miesiąc spotykamy się w gronie wszystkich Ambasadorów, żeby omówić obecne wyzwania i zainspirować się inicjatywami, które dzieją się w innych departamentach.
Społeczność aktywnie działa również na polu transformacji cyfrowej. Oferujemy ambasadorom solidny zastrzyk wiedzy – czyli program szkoleniowy „Digital ABC”. To nasz autorski pakiet, który obejmuje treningi z zakresu technologii sztucznej inteligencji oraz produktów dostępnych z tego zakresu w naszej organizacji.
Jak skutecznie szukać złota, czyli o usprawnieniach procesowych
Ambasadorzy odgrywają kluczową rolę w poszukiwaniu i prowadzeniu inicjatyw mających na celu optymalizację procesów w naszej organizacji. Z jednej strony są uzbrojeni w wiedzę odnośnie metodyki takiej jak Lean Management, a z drugiej – są blisko procesów produkcyjnych, co pomaga im dostrzegać potencjał do usprawnień. Prowadzą burzę mózgów, obserwują procesy, szerzą wiedzę z zakresu narzędzi Lean. Wszystkie te wysiłki zmierzają do tego, żeby nasza codzienna praca nie była nudna i powtarzalna, a procesy miały możliwie płynny i ustandaryzowany przepływ.
Świetnym przykładem takich działań są Ambasadorzy z Departamentu Inwestycji Alternatywnych, którzy zaprosili zespoły operacyjne do dedykowanych sesji usprawnieniowych. Polegały one na wykorzystaniu narzędzi do analizy i optymizacji procesów, takich jak SIPOC (prosta metoda identyfikacji oraz mapowania wszystkich elementów procesu) czy burza mózgów z przydzielonymi rolami (generowanie pomysłów i analiza problemu z perspektywy konkretnej osoby lub roli – co byś zrobił z tym problemem, gdybyś był Billem Gatesem?). Inne techniki wykorzystane przez nich to: Matryca Wpływu i Wysiłku (oceniająca wykreowane pomysły) oraz Plan Działań (ustalenie harmonogramu wdrożeń oraz przypisanie zadań konkretnym grupom roboczym). W ten sposób każdy pracownik mógł opowiedzieć o tym, z jakimi problemami spotyka się na co dzień, oraz dołożyć swoją cegiełkę w budowaniu efektywnych procesów.
Jednym z wielu przykładów usprawnień, które zostały wdrożone, jest stworzenie standardu przy tworzeniu folderów z danymi potrzebnymi w procesie rejestracji, co obniżyło ryzyko błędnego nazwania i klasyfikacji plików, a w rezultacie pozwoliło zaoszczędzić zespołowi kilka godzin miesięcznie.
Aktywności w obszarze transformacji cyfrowej, czyli wejście w erę digital
Po ukończeniu kilkudziesięciu godzin takiego programu – w ramach którego wchodzą szkolenia online, warsztaty grupowe oraz praca nad projektem – Ambasador-kursant ma pełny arsenał narzędzi, by szukać usprawnień na polu nowoczesnych technologii. Oprócz programu szkoleniowego prowadzimy zorganizowane sesje prezentacji wybranych cyfrowych rozwiązań oraz zapraszamy Ambasadorów do wspólnych działań przy konkretnych projektach. Dodatkowo, zapraszamy ich na wydarzenia: zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne, które pozwalają im spojrzeć, jak organizacje na rynku czy inne linie biznesowe radzą sobie w świecie cyfrowych usprawnień.
Główne technologie wykorzystywane w naszej organizacji to Robotic Process Automation (automatyzacja najbardziej powtarzalnych zadań na podstawie odpowiedniego skryptu) oraz Natural Language Processing (ekstrakcja kategorii danych z różnych dokumentów oraz przerabianie ich do pożądanego źródła wyjściowego).
Przykładem, który potwierdza zaangażowanie Ambasadorów w usprawnienia cyfrowe, jest przygotowanie analizy biznesowej w Departamencie Usług Depozytowych i Powierniczych w zakresie automatyzacji dwóch procesów wykorzystywanych do kontroli jakości.
Ambasadorem możesz zostać i Ty!
Każda osoba, która dołącza do naszej organizacji, ma możliwość kontrybuowania w społeczności Ambasadorów Transformacji. Po spełnieniu kilku warunków formalnych dajemy naszym Ambasadorom możliwość rozwoju oraz realizacji kolejnych odważnych inicjatyw. Jesteśmy otwarci na różne pomysły, ponieważ wierzymy, że zmiany powodują, że nasza organizacja może być lepsza i bardziej wydajna!
Autor: Łukasz Ratka
zpoczął swoją karierę w IBM w 2015 r., pracując przy projektach związanych z automatyzacją i migracją serwerów. Do BNP Paribas Securities Services dołączył w lutym 2018 r. jako Project Manager pracujący przy wdrażaniu Robotów RPA. Przejął rolę Lidera Zespołu Cyfrowej Transformacji i współodpowiada za instytucję Ambasadorów Transformacji, koordynuje współpracę z zewnętrznymi firmami oraz monitoruje działania zespołu w zakresie poszukiwania i wdrażania nowych inicjatyw w ramach RPA/AI.
Autor: Małgorzata Bartkowska
Absolwentka Politechniki Warszawskiej oraz Szkoły Głównej Handlowej. Karierę w zakresie projektów rozpoczęła w branży ubezpieczeń, a od ponad 3 lat realizuje się w BNP Paribas Securities Services, prowadząc projekty w obszarze KPIs i optymalizacji procesowych przy wykorzystaniu narzędzi Lean Managament i Six Sigma. Prowadzi szkolenia w tym zakresie oraz odpowiada za Społeczność Ambasadorów Tranformacji.
Ⓒ 2008-2024 Grupa MBE sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.