Strefa Klienta
Cechy zawodu przyszłości:
- Procesy biznesowe to system nerwowy każdego przedsiębiorstwa
- Inżynieria procesowa jedną z najdynamiczniej rozwijających się dziedzin biznesowych
- Możliwa kariera w obszarze konsultingu lub ITO/knowledge process outsourcing (KPO)
Na początku ubiegłego stulecia Frederick W. Taylor zrewolucjonizował podejście do rynku pracy, a jego idee stały się fundamentem współczesnych teorii zarządzania. Amerykański inżynier odkrył, jak duże znaczenie w każdym przedsiębiorstwie ma odpowiednie wykorzystanie wiedzy i doświadczenia pracowników. Wiek XXI odszedł od głównych założeń tayloryzmu, ale nowoczesne organizacje wciąż starają się udoskonalać narzędzia mające na celu wykorzystanie potencjału intelektualnego swojej kadry, która odpowiada za funkcjonowanie procesów biznesowych.
Procesy biznesowe organizacji stanowią system nerwowy każdego przedsiębiorstwa. Ich jakość oraz efektywność bezpośrednio przekłada się na kondycję przedsiębiorstwa, dlatego świadomość korzyści związanych z ich poprawą, jak m.in. redukcja marnotrawstwa czasu czy też skuteczniejsze wykorzystanie zasobów ludzkich w firmie, wydaje się być warunkiem koniecznym dobrego zarządzania. W dzisiejszym świecie procesy biznesowe zyskują nie tylko wymiar międzynarodowy, ale stają się coraz bardziej złożone, co można zauważyć, przyglądając się funkcjonowaniu sektora nowoczesnych usług biznesowych. To właśnie w organizacjach związanych z obszarem BPO/SSC możemy znaleźć stanowisko Process Improvement Engineer – jeden z najbardziej przyszłościowych zawodów.
– Dzięki naszej pracy międzynarodowe organizacje dążą do standaryzacji poszczególnych obszarów. Ujednolicenie i wybór jednego modelu postępowania pozwala korporacjom na migrację procesów i tworzenie centrów biznesowych, które zajmują się ich obsługą. Outsourcing nie sprawdziłby się w oparciu o skomplikowane i czasochłonne procedury – wyjaśnia Aleksandra Wysocka, Transition Manager w Avon EMEA Finance Service Centre.
Automatyzacja oraz standaryzacja mają realny wpływ na przedsiębiorstwo, ponieważ w uporządkowanej przestrzeni każdy specjalista wykonujący określone czynności może pracować sprawniej i szybciej, a to oznacza po prostu niższe koszty.
Ocena zależności pomiędzy poszczególnymi mikrozdarzeniami, poszukiwanie tzw. „wąskich gardeł”, które hamują płynne wykonywanie następnych operacji, oraz eliminacja błędów wymaga od inżynierów umiejętności spojrzenia na każdy proces z odpowiedniej perspektywy, by racjonalnie określić jego funkcjonalność.
– Process Improvement Engineer musi patrzeć na cały proces holistycznie, jak również uzyskać najważniejsze informacje od osób zaangażowanych w projekt – dodaje Aleksandra Wysocka. – Dlatego porównałabym tę profesję do stratega, który przewiduje słabe i mocne strony procesów biznesowych.
Profil i zakres obowiązków
Kandydat na stanowisko Process Improvement Engineer powinien posiadać wiedzę procesową, a także znajomość metodyki projektowej (PRINCE2, PMI), która jest niezbędna do efektywnego koordynowania i wdrażania zmian. Znajomość innych metod zarządzania projektami (Lean, Six Sigma) pozwala natomiast inżynierom na przygotowanie planu wdrożenia usprawnionego procesu. Process Improvement Engineer odpowiada również za modelowanie procesów biznesowych (w oparciu o takie programy jak Aris czy MS Visio) i koordynowanie projektów mających na celu poprawę efektywności wybranych procesów (m.in. finansowo-księgowych, HR lub zakupowych). Dodatkowo bierze udział w przenoszeniu procesów z jednej lokalizacji do drugiej, koordynuje testy przed wdrożeniem nowego systemu czy opracowuje analizy wpływu zmian na obecne procesy.
Tworzenie tzw. map procesowych wymaga od niego analitycznego myślenia. Ogromne znaczenie mają również kompetencje miękkie, ponieważ wnioski dotyczące analizy procesu i proponowanych usprawnień musi przekazać w sposób przystępny i zrozumiały odbiorcom zaangażowanym w proces.
– Poza kompetencjami miękkimi, które pomagają inżynierowi zebrać najważniejsze informacje mające bezpośredni wpływ na funkcjonowanie procesu, wyróżniłabym również umiejętność szybkiej i celnej identyfikacji osób, których zaangażowania projekt wymaga. To ważne zwłaszcza w trakcie negocjacji, kiedy trzeba „sprzedać” swój pomysł na usprawnienie procesu – podkreśla Aleksandra Wysocka.
Dużym atutem w tym zawodzie jest posiadanie jednego z międzynarodowych certyfikatów: PMP, PRINCE2, Green Belt, Black Belt lub IPMA oraz znajomość innych języków obcych poza angielskim.
Perspektywy rozwoju
Przyszli inżynierowie procesowi wywodzą się zazwyczaj ze stanowisk operacyjnych. Rozpoczynają karierę na stanowiskach juniorskich, na których zdobywają wiedzę o poszczególnych procesach.
– Na początku inżynier poszerza swoją wiedzę i analizuje procesy na poziomie regionalnym. Po pewnym czasie projekty, które prowadzi, mają coraz większy zasięg. Doświadczony specjalista może w przyszłości zaangażować się w audyt procesowy i stać się częścią globalnej jednostki odpowiedzialnej za kontrolę procesów w oddziałach spółki wielu krajów. Część inżynierów wybiera karierę w obszarze ITO, stając się dla innych organizacji zewnętrznymi konsultantami ds. IT lub służy organizacji w ramach centres of excellence (centra doskonałości). A stąd już prosta droga do konsultingu – podsumowuje Aleksandra Wysocka.
Tranistion Manager, Avon Emea Finance Service Centre Sp. z o.o.
Jakub Jański: Jakie korzyści dla organizacji płyną z poprawy procesów biznesowych?
Aleksandra Wysocka: Poprawa procesów biznesowych ma na celu zwiększenie efektywności, a przez to również lepsze wykorzystanie zasobów, którymi dysponuje organizacja. Dążymy do automatyzacji i uproszczenia procesów zachodzących w przedsiębiorstwie, dzięki czemu specjalista wykonujący określone czynności może pracować sprawniej i szybciej, a to oznacza po prostu niższe koszty. Dodatkowo, ulepszając proces, staramy się wyeliminować błędy, co wpływa na jakość oferowanych usług.
Na jakość procesów biznesowych stawiają przede wszystkim instytucje globalne. Jaką rolę ogrywa w tym obszarze Państwa profesja?
Dzięki naszej pracy międzynarodowe organizacje dążą do standaryzacji poszczególnych obszarów. Ujednolicenie i wybór jednego modelu postępowania pozwala korporacjom na migrację procesów i tworzenie centrów biznesowych, które zajmują się ich obsługą. Outsourcing nie sprawdziłby się w oparciu o skomplikowane i czasochłonne procedury.
Czym są właściwie procesy biznesowe w centrum finansowym obsługującym spółki międzynarodowej organizacji?
Takich procesów można wymienić bardzo wiele. Przykładowo, za niewielki proces możemy uznać dokumentację poleceń księgowania, skanowanie i rejestrację faktur lub przygotowanie raportów miesięcznych. Te mikrozdarzenia składają się na większy, ciągły proces księgowy.
Nieodłącznym elementem procesu biznesowego jest technologia, a funkcjonowanie każdego centrum zależy od klasy systemów informatycznych służących do wspomagania zarządzania przedsiębiorstwem, czyli tzw. ERP (enterprise resource planning). Bez tej grupy narzędzi trudno by mówić o standaryzacji i poprawie efektywności.
Czy Process Improvement Engineer bierze udział w poprawie lub zmianie systemów ERP?
Tak. Współpracujemy z zespołem wdrożeniowym, który wspólnie z nami usprawnia lub zmienia funkcjonowanie procesów biznesowych, które przebiegają w oparciu o te systemy. W przypadku centrum finansowego podlegają one modyfikacjom z powodu wprowadzania nowych regulacji i ustaw, np. podatkowych.
Współpracują zatem Państwo głównie z działem IT?
Oczywiście, ale nie tylko… Załóżmy, że międzynarodowa korporacja zdecydowała się na zakup nowego narzędzia, które usprawni obieg faktur w całej organizacji. Pozornie to bardzo proste zadanie. Jednakże, zanim system zostanie wdrożony, organizacja angażuje grupę specjalistów odpowiedzialną za dostosowanie programu do realiów spółki. W takim projekcie występuje wiele czynników, które mają wpływ na końcowy efekt. Jednym z nich są kwestie podatkowe oraz procesowe. Dlatego poza Project Managerem w grupie wdrożeniowej potrzebni są specjaliści znający bardzo dobrze przebieg procesu księgowania oraz prawo podatkowe. Do tego dochodzą zagadnienia związane z obszarem ryzyka informatycznego, tak aby do nowego systemu nie miały dostępu osoby trzecie. Process Improvement Engineer musi patrzeć na cały ten proces holistycznie jak również uzyskać najważniejsze informacje od osób zaangażowanych w projekt. Dzięki temu może stwierdzić, czy pewne czynności nie będą w całym procesie wykonywane podwójnie, a system spełni oczekiwania użytkowników końcowych, czyli np. księgowych. Dlatego na tym stanowisku mają znaczenie zarówno kompetencje miękkie, które pozwalają na jasną i precyzyjną komunikację, oraz analityczne. Process Improvement Engineera moglibyśmy porównać do stratega, który stara się przewidzieć słabe i mocne strony procesów biznesowych. Pamiętajmy również, że punkt widzenia księgowego diametralnie różni się od spojrzenia developerów. Aby połączyć ze sobą te dwa światy, potrzebujemy specjalistów, którzy potrafią spojrzeć na cały proces z dystansu i którzy są w stanie ocenić, czy wszyscy uczestnicy procesu biznesowego dobrze zrozumieli swoją rolę. To bardzo ważne w uzyskaniu lepszej efektywności.
Czy Państwo korzystają z metodologii, która pozwala ocenić stopień efektywności wybranego procesu?
Oceną jakości zajmuje się zazwyczaj dział quality assurance, który korzystając z różnego rodzaju mierników, ocenia tzw. „wąskie gardła” procesu. Przy wykryciu nieprawidłowości procesu dział jakości angażuje Process Improvement Managera, który wspólnie z uczestnikami procesu identyfikuje błędy odpowiedzialne za nieefektywność i opóźnienia.
Jak zostać takim inżynierem?
Inżynierowie zajmujący się projektowaniem procesów biznesowych to specyficzni eksperci. Muszą przede wszystkim świetnie orientować się, jak funkcjonuje całe przedsiębiorstwo, co wymaga oczywiście czasu. Dlatego, aby zostać inżynierem, należy spędzić wcześniej kilka lat w firmie i pracować na stanowiskach operacyjnych. Tylko tacy specjaliści poznali w praktyce funkcjonowanie wybranych procesów biznesowych. Świetnym inżynierem przykładowo może zostać księgowy, który dokładnie zna system księgowania w kilku krajach.
Z jakich narzędzi w swojej codziennej pracy korzysta Process Improvement Engineer?
Przede wszystkim z narzędzi służących do modelowania, takich jak Aris czy Visio, które pomagają w przygotowaniu map procesowych. W naszej pracy przydatne są również podstawowe programy do prezentacji, czyli m.in. PowerPoint. Nasz zawód nie istniałbym jednak bez wiedzy merytorycznej, dlatego inżynier powinien znać metodyki zarządzania projektami oraz rozumieć, jak funkcjonują systemy biznesowe od strony IT.
Jakie kompetencje mają znaczenie w Państwa zawodzie?
Poza wspomnianymi powyżej kompetencjami miękkimi, które pozwalają inżynierowi zebrać najważniejsze informacje mające bezpośredni wpływ na funkcjonowanie procesu, wyróźniłabym również umiejętność szybkiej i celnej identyfikacji osób, których zaangażowania projekt wymaga. To ważne zwłaszcza w trakcie negocjacji, kiedy trzeba „sprzedać” swój pomysł na usprawnienie procesu. Ogromne znaczenie ma również znajomość języków obcych. Oczywiście język angielski w komunikacji biznesowej to podstawa, ale w przypadku międzynarodowych projektów przydaje się również znajomość innych języków.
Jak wyglądają perspektywy rozwoju zawodowego dla Process Improvement Engineera?
Możemy wyróżnić kilka takich ścieżek kariery. Na początku inżynier poszerza swoją wiedzę i analizuje procesy na poziomie regionalnym, współpracując ściśle z działem jakości. Po pewnym czasie projekty, które prowadzi, mają coraz większy zasięg. Doświadczony specjalista może w przyszłości zaangażować się w audyt procesowy i stać się częścią globalnej jednostki odpowiedzialnej za kontrolę procesów w oddziałach spółki wielu krajów. Część inżynierów wybiera karierę w obszarze ITO (information technology outsourcing), stając się dla innych organizacji zewnętrznymi konsultantami ds. IT lub służy organizacji w ramach tzw. Centre of Excellence / KPO. A stąd już prosta droga do konsultingu.
Dziękuję za rozmowę.
Global PtP Process Engineer
W Avon EMEA Finance Service Centre od 2008 r.
Absolwent: Katolicki Uniwersytet Lubelski
Kierunek studiów: Ekonomia
Planuję zdobyć: ceryfikat PMI
Po godzinach: kultura iberyjska i latynoamerykańska, podróże
Największy dotychczasowy projekt: standaryzacja procesów z obszaru procure-to-pay w centrum usług wspólnych w Gwatemali,
które prowadzi księgowość spółek Avon w regionie Ameryki Łacińskiej
Jakub Jański: Nad jakimi projektami pracowałaś do tej pory?
Halszka Gajewska: Kilka lat temu, kiedy rozpoczynałam pracę w naszym centrum, byłam członkiem działu operacyjnego i odpowiadałam za mniejsze projekty, w tym m.in. eliminowanie tzw. „wąskich gardeł” i błędów oraz poprawę efektywności wybranych procesów. Nauczyłam się wtedy zasad funkcjonowania procesu. Następnie zajęłam się wdrażaniem systemów, zaczęłam więc pełnić rolę łącznika pomiędzy biznesem a światem IT. Z jednej strony musiałam poznać oczekiwania strony finansowej, czyli głównie kwestie księgowe i prawne, z drugiej – wykorzystać te założenia w procesie. Niedawno natomiast zakończyłam projekt, który polegał na wdrożeniu systemu ERP w regionie Ameryki Łacińskiej.
Ale nad najciekawszym zadaniem właśnie pracuję. Obecnie przygotowujemy projekt, w ramach którego chcemy zbudować nowy dział obsługi dla całego regionu Azji i Pacyfiku. To bardzo duże wyzwanie – w niedługiej perspektywie musimy zestandaryzować procesy finansowe.
Czy w ramach Twojej pracy przebywałaś w Ameryce Łacińskiej?
Tak. Jako inżynier procesowy zostałam oddelegowana przez moją organizację do zewnętrznego dostawcy. Spędziłam tam rok, w którym przebywałam w siedzibie dostawcy usług.
Jakie są cechy dobrze zaplanowanego procesu?
Trudno wyróżnić standardowy zestaw takich cech. Aby dobrze zaplanować cały proces, należy na pewno zadbać o jego transparentność, przejrzystość i czytelność. Każdy uczestnik powinien zrozumieć swoją rolę w procesie, poznać jego cel i być świadomym, za jakie etapy odpowiada. Bez tej świadomości proces na pewno zakończy się porażką.
Jak trafiłaś do Avonu?
Dołączyłam do Avonu 6 lat temu. Szukałam wtedy pracy pod trochę innym kierunkiem i szczerze powiedziawszy, nie miałam wtedy wiedzy o inżynierii procesowej. Byłam świeżo po studiach i bardzo chciałam wykorzystać znajomość języka hiszpańskiego. Dzięki mojemu obecnemu pracodawcy stało się to możliwe.
Czy Avon dba o rozwój Twoich kompetencji miękkich?
Jak najbardziej. Siłą rzeczy rozwijam kompetencje miękkie w trakcie trwania projektu. Wtedy najwięcej się uczę. Biorę udział również w wielu szkoleniach z zakresu komunikacji czy zarządzania. Avon uruchomił również platformę internetową, w której mamy dostęp do wirtualnej bazy szkoleniowej.
Jak praca wpływa na Twój rozwój osobisty?
Posiadam bardzo rozwijający i przyszłościowy zawód. Przechodząc od mniejszych do większych projektów, poszerzam wciąż swoją wiedzę z wielu dziedzin oraz doskonalę kompetencje miękkie, związane z komunikacją i prezentacją siebie oraz procesu, do którego muszę zaangażować wiele osób. Dzięki częstym podróżom uczę się natomiast, jak odnaleźć się w międzynarodowym środowisku i szybko zaadaptować w nowym otoczeniu. Jak wiadomo, podróże kształcą…
Dziękuję za rozmowę.
Ⓒ 2008-2024 Grupa MBE sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.