Strefa Klienta
Najnowszy raport ABSL wskazuje, że jednym z ważniejszych trendów charakterystycznych dla polskiego sektora usług biznesowych jest stopniowy wzrost zaawansowania procesów obsługiwanych przez centra usług dla biznesu. Jest to możliwe dzięki wykorzystaniu nowych technologii na coraz szerszą skalę. Automatyzacja ma dziś ogromny wpływ na czas i jakość zadań wykonywanych przez pracowników centrów usług wspólnych. Bez niej trudno wyobrazić sobie choćby przygotowania w miesiąc zeznania podatkowego VAT, w którym znajduje się kilkaset tysięcy transakcji do zweryfikowania. Dlatego coraz częściej usprawnienia wprowadzane są na każdym etapie procesu, tj. począwszy od działów P2P, O2C na VAT Team kończąc. W przeciwnym wypadku proces mógłby mieć luki, a jakość zeznania byłaby łatwa do podważenia przez organy podatkowe.
– Można powiedzieć, że dzisiaj każdy dział w Arla GSS jest nastawiony na wprowadzanie i wykorzystanie zaawansowanych narzędzi. Głównym celem jest robotyzacja procesów i badanie możliwości implementacji AI, dlatego w ostatnich dwóch latach został rozbudowany dział IT do prowadzenia i wdrażania tego typu usprawnień. W samym Dziale VAT, we współpracy z IT, wprowadzamy obecnie automatyzacje VAT logicznych checks – mówi Magdalena Magrian-Lewandowska, VAT Business Partner, VAT Expert w Arla GSS.
Wyzwaniem działów finansowych pozostaje standaryzacja, którą większość centrów usług biznesowych (57%) wymienia jako główną barierę w automatyzacji procesów w swoich organizacjach.
– Każdy, kto składa zeznania VAT na różnych rynkach, wie, że standaryzacja jest zadaniem pracochłonnym, wymuszającym często ogromne zmiany w procesach i przyzwyczajeniach pracowników. Do tego niepewność przyszłych zmian legislacyjnych na różnych rynkach nie ułatwia tego zadania. W Arla GSS wkładamy dużo pracy w to, by osiągnąć dobrą jakość informacji początkowej, co wymaga zmiany myślenia, że „to tylko faktura”. Takie podejście zawsze zwraca się z nawiązką przy każdym projekcie automatyzacyjnym czy standaryzacyjnym – zaznacza Magdalena Magrian-Lewandowska.
Do tego, by wdrożenia przebiegały sprawnie, a efekty usprawnień rzeczywiście ułatwiały pracę specjalistom różnych działów, kluczowa jest ścisła współpraca pracowników, także działów finansowych, z zespołem IT.
– W Arla GSS stosuje się nowoczesne narzędzia projektowe jak Lean czy Agile, ale ważna jest również elastyczność w podejściu do prowadzenia projektów, wsłuchiwanie się w uwagi Project Leadera oraz osób, które są zaangażowane w proces na co dzień – tłumaczy Magdalena MagrianLewandowska. – W ten sposób nawet osoby będące na początkowych szczeblach kariery mogą znaleźć się w samym centrum ważnego, dużego projektu. To wielka szansa dla takiej osoby, a firma ma pewność, że usprawnienie przyniesie oczekiwane benefity u źródła procesu.
Perspektywy rozwoju branży
Automatyzacja postrzegana jest przez pracowników jako ogromna szansa na pozbycie się nudnych, żmudnych zadań na rzecz ciekawszych i bardziej ambitnych. Mimo że wiele zadań w działach VAT przejmują programy komputerowe, zdaniem naszego eksperta dla specjalistów pozostanie mnóstwo pracy, za to stopniowo będzie zmieniał się jej charakter.
– W następnej dekadzie będzie rewolucja, a wymusi to digitalizacja – mówi Magdalena Magrian-Lewandowska. – VAT to taki „ulubieniec” budżetów państwowych z uwagi na jego procentowy udział w przychodach państw. Scenariuszy rozwoju jest mnóstwo, jak np. odejście od zeznań podatkowych VAT, rozwój platform rządowych trzymających rękę na pulsie transakcji sprzedażowych, odejście od wypłat „refunds” na rzecz „zaliczania” na poczet zobowiązań z innych podatków czy opodatkowanie VAT-em usług finansowych. Jednak – co by się nie działo – dla osoby przygotowującej zeznanie oznacza to zawsze zmiany w procesie i współpracę z działem IT.
Poszukiwane umiejętności
W pracy w dziale finansowym czy księgowym w centrum usług wspólnych ukończenie studiów finansowych jest mile widziane, ale nie jest warunkiem koniecznym. Oprócz dyplomu liczą się też umiejętności: otwartość na technologie i zmiany, chęć do nauki i poszerzania wiedzy. Niezbędne jest też silne poczucie odpowiedzialności za wykonywane zadania i odwaga w wyrażaniu swojego zdania. Dodatkowo ogromnym plusem jest znajomość obszaru technologii z zakresu IT.
– W obecnych czasach warto inwestować w wiedzę IT, choćby znajomość programów: Excel, Word, PowerPoint itd. W codziennej pracy korzystamy z tych narzędzi, więc wiedza, jak je wykorzystać, jest mile widziana już na starcie – mówi Magdalena Magrian-Lewandowska. – W mojej ocenie największa nauka i tak płynie z wykonywania danej pracy. W Arla GSS każdy nowy pracownik przechodzi szkolenia wewnętrzne, przede wszystkim „on the job”.
W związku z tym, że praca w SSC czy GBS ma charakter globalny, podstawą jest również dobra znajomość języka angielskiego, w którym komunikacja odbywa się na co dzień. Wysoko ceniona bywa także znajomość np. języka niemieckiego, szczególnie w kontekście wyszukiwania informacji prawnej, gdyż nie wszystko jest podane w języku angielskim.
Ścieżki kariery
Modelowa ścieżka kariery w obszarze finansowym w centrach usług dla biznesu prowadzi od stanowiska Junior Accountant w danym dziale przez Senior Accountant, Koordynatora do Team Leadera. Coraz częściej jednak pracownicy zmieniają bieg swoich karier i przenoszą się do innych działów w obrębie jednej organizacji.
– Procesy rekrutacyjne w Arla GSS są zawsze otwarte na kandydatów wewnętrznych. Szanse ma każdy, zasady są jasne, a proces – bez względu na wynik – kończy się informacją zwrotną, tzw. feedbackiem, od managera i rekrutera – mówi Magdalena Magrian-Lewandowska. – Mamy też procedurę „perfect match”, zgodnie z którą osobie, która startowała w poprzedniej rekrutacji bez sukcesu, a była silnym kandydatem, w przypadku ponownego zapotrzebowania na specjalistę oferuje się stanowisko już bez kolejnej rekrutacji.
Stałe dokształcanie się i śledzenie globalnych trendów to podstawa w tak dynamicznie zmieniającej się branży jak SSC.
– Warto brać udział w webinarach VAT i czytać branżowe artykuły, by dowiedzieć się, w co warto inwestować, i przełożyć to na potrzeby VAT compliance czy VAT szkolenia. Śledzenie zmian prawnych z zakresu VAT pozwala ocenić idące za tym „ryzyka VAT” i wprowadzić stosowne zmiany w systemach czy procesach – zaznacza Magdalena Magrian-Lewandowska.
Wywiad z Joanną Sokół, Treasury Back Office Expert w Arla GSS
Redakcja KarierawFinansach.pl podejmuje tematy ciekawe i ważne dla pracowników branży finansowej i osób, które dopiero myślą o karierze w finansach.
Ⓒ 2008-2024 Grupa MBE sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.